Novas Regras de Faturação em 2023

O novo ano traz novas obrigações legais e a partir de 1 de janeiro de 2023 deve garantir que a sua empresa está preparada para as novas diretrizes anunciadas pela Autoridade Tributária. Neste artigo explicamos as novidades ao nivel do ATCUD, AEQ e novas regras na submissão do saf-t

A – Comunicação das séries de documentos à Autoridade Tributária e ATCUD no rosto das faturas:

Associado ao QR Code, os documentos de faturação irão também incluir o ATCUD – Código Único de Documento que é obtido através da comunicação à AT, antes da sua utilização, das séries das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes (ex: guias de transporte, notas de encomenda, recibos, notas de crédito).

Independentemente do meio de processamento utilizado para a emissão de faturas, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de qualquer documento.

A comunicação das séries pode ser feita através do software utilizado na emissão dos documentos fiscais ou através da AT. A maioria dos programas de faturação, como é o caso do Toconline, já contempla esta funcionalidade. Sugerimos que contacte o apoio informático do programa de faturação utilizado para eventuais esclarecimentos.

B – Implementação da faturação eletrónica com inclusão da assinatura digital qualificada (AEQ)

A fatura eletrónica é um documento emitido por software de faturação certificado e recebida em formato eletrónico e com garantia da autenticidade da emissão e integridade dos dados por uma das seguintes vias:

• • Assinatura eletrónica qualificada
  • Selo eletrónico qualificado
  • Sistema Eletrónico de Intercâmbio de Dados – EDI (para emissão de faturas ao Estado)

O que é assinatura digital qualificada?

É uma assinatura em formato digital gerada automaticamente que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento e que assegura a integridade dos dados contidos no documento.

Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes em formato PDF ou XML enviados por email ou por qualquer outra via eletrónica devem conter uma assinatura digital qualificada.

A assinatura digital só pode ser emitida por entidades credenciadas para o efeito. O Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) permite que o administrador, gerente ou diretor de uma empresa possa assinar faturas eletrónicas em softwares de faturação integrados com o SAFE, que é o caso do Toconline. Este serviço é disponibilizado pela Agência de Modernização Administrativa (AMA) de forma gratuita.

https://www.autenticacao.gov.pt/web/guest/servi%C3%A7o-de-assinatura-de-faturas-eletr%C3%B3nicas-safe-

Para utilizar o Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE), deverá previamente ativar, como representante da sociedade (Administrador, Gerente ou Diretor), a sua Assinatura Digital com atributos profissionais.

Lista dos softwares de faturação que suportam a assinatura de faturas através do SAFE:

• • • CentralGest (CentralGest)
    • Cloudware Business (Cloudware)
    • Facturama (NetFolio)
    • Flowinn (TIPNG)
    • InvoiceXpress (Rupeal)
    • JRPI (JRPI)
    • Keyinvoice (T&T Software)
    • Lluni Seg (LLUNI)
    • MacWin (Prozis)
    • MdiFacturação (Microdigital)
    • Moloni (Moloni)
    • PHC GO (PHC)
    • Sage (Sage)
    • SIGPRO (R2-Informática)
    • TOConline (Cloudware)
    • Verb@ (ELSIF)
    • WEuroGest (ELSIF)
    • XD (XD Software)

Passo 1 – Adira ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP). Consulte aqui para saber o que é

Para que possa utilizar o SAFE, tem de ter associados atributos empresariais de dirigente, administrador, ou gerente de uma empresa, e a qualidade de emissão e assinatura da faturas. Estes atributos são associados através do SCAP.

Saiba como associar atributos empresariais.

Saiba mais sobre o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP)

• • • • Online, com o cartão de cidadão (requer o leitor de cartões e código PIN de autenticação do cartão de Cidadão)
      • Online com a chave móvel digital (requer número de telemóvel associado e PIN)
      • Presencialmente nos balcões de atendimento.
      • É solicitado o código de certidão permanente do registo comercial

Nota: A certificação de atributos tem a duração de 2 anos. O pedido inicial é gratuito, os seguintes têm um custo de 40€.

Passo 2 – Instalar o Certificado Eletrónico Qualificado (SAFE) no programa de faturação.

O Certificado Eletrónico Qualificado tem uma validade máxima de 45 dias. A sua renovação é realizada na mesma área de instalação utilizando a Assinatura Digital, sem qualquer custo.

Para a instalação/renovação do certificado deve contactar o suporte técnico do seu programa de faturação. No caso de ser utilizador do Toconline posteriormente será enviado um tutorial explicativo.

Sugerimos que inicie este processo o mais breve possível, pois pode demorar algum tempo.

Passo 3 – Instalar o Certificado Eletrónico Qualificado (SAFE) no programa de faturação.

Consulte o manual do utilizador do seu software de faturação para mais informações.

C – Comunicação da faturação à Autoridade Tributária (AT)

O prazo limite da comunicação da faturação à AT passa a ser até ao dia 5 do mês seguinte ao da sua emissão a partir de 2023.

Mesmo que durante um determinado mês não tenha emitido documentos, deve agora comunicar essa informação à AT, através do portal das finanças.